E' emerso come su 22.531 fatture registrate ben 9.381 fatture presentavano importi ricorrenti, parliamo di quasi il 50 percento di fatture con stessi importi.

di Chiara Rai

Cotral / L'inchiesta – Nel mirino la gestione degli acquisti di servizi di manutenzione esterna di Cotral S.p.A. Torniamo a parlarne con ancora più dettagli e più precisione. Le immagini che immortalano l’officina Arma piena di mezzi Cotral è una ennesima dimostrazione di come gran parte del

le manutenzioni esterne siano affidate a discrezione del Cda Cotral, senza gara di appalto.

Arma ha un volume di affari con Cotral di circa 1 mlione e 600 mila euro l’anno. In questa sesta puntata della nostra inchiesta ci soffermeremo in particolare, sugli aspetti di gestione di chi autorizza. Insomma, la lingua batte dove il dente duole.

E’ utile ricordare che la nostra inchiesta è partita con foto e video di mezzi Cotral in officine private. Ci siamo chiesti se ci fosse stata qualche gara di affidamento della manutenzione esterna ed i pezzi di carta ci hanno confermato che quelle autofficine, così come altre, non hanno vinto appalti di manutenzione e quei mezzi entrano ed escono da alcuni siti privati, ma ripetiamo ce ne sono anche altri, perché qualcuno a sua totale discrezione e senza gara di appalto ha deciso che finissero lì.

Dunque gran parte dei servizi e le attività di manutenzione esterna avvengono sulla base di “proroghe tacite” o altri accordi. E’ il caso di dire che l’amministratore delegato Vincenzo Surace insieme al Cda decidono il bello e il cattivo tempo in Cotral, addirittura accentrando mansioni che dovrebbero essere “controllate” da terzi, come la divisione ingegneria ad esempio, che invece vedono un solo uomo artefice di tutto il processo di affidamento: lui accentra e sceglie, ordina e affida.

Questo modo di operare rende labile il sistema e porta ad un rischio frode molto alto.

C’è dunque anche discrezionalità nell’affidamento all’esterno dei servizi di manutenzione. Ricordiamo che la manutenzione è divisa tra circa 20 ditte delle quali soltanto tre o quattro hanno vinto, di recente, l’appalto per la esternalizzazione della manutenzione, tra cui Ceriv, Palleschi, Officina Pontina.

Ma ci si domanda, queste ditte hanno i requisiti che Cotral sembra richiedere?

Poi ci sono le altre: Pennesi, Amati, Arma, Effedi e Amiata Motori che non hanno partecipato a gara pubblica ma rispettivamente hanno migliaia e migliaia di euro di manutenzioni effettuate per Cotral nel 2013:

Pennesi ha manutenzioni per circa 2 milioni di euro, Amati (tra Officina 2000 e Drive Line Service) circa 5 milioni di euro, Arma circa 1 milione e 600 mila euro, Effedi circa 1 milione e 700 mila euro, Amiata Motori circa 1 milione e 200 mila euro.

Chi ha vinto l’appalto, ha manutenzioni per costi decisamente inferiori rispetto a chi non ha neppure partecipato alla gara. Palleschi ad esempio si aggira intorno 95 mila euro mentre Ceriv ai 63 mila euro.

Qual è la prassi che Cotral utilizza per la gestione degli affidamenti della manutenzione esterna dei bus? La manutenzione esterna, saltata la gara non aggiudicata proprio dalla solita commissione nominata dall’AD, viene affidata sulla base di contratti quadro formalmente scaduti e, in certi casi, assenti ovvero a discrezione.

L’eccessivo accentramento di poteri e l’assenza di adeguate deleghe operative provoca l’ingessamento del rilascio e dell’invio degli ordini di acquisto: gli ordini di acquisto di manutenzione esterna sono firmati all’Amministratore Delegato. Di conseguenza le officine esterne non inseriscono in fattura i riferimenti all’ordine di acquisto, necessari per la corretta contabilizzazione dei documenti, con inevitabili ritardi nello smaltimento di tali autorizzazioni e difficoltà di riscontro tra prestazioni fatturate e prestazioni ordinate.

Fatto ancora più grave è che aumenta notevolmente il rischio di doppia fatturazione della stessa prestazione di manutenzione dovuta a una prima registrazione manuale della fattura senza riferimento all’ordine e, a distanza di tempo, all’invio di una nuova fattura contenente il riferimento all’ordine.

Non ci risulta che ci sia un monitoraggio di massimali annui sul valore complessivo delle forniture per singola officina che garantisca un esatto controllo del numero delle manutenzioni affidate. Dopo la scadenza degli ultimi contratti quadro in essere (risalenti al periodo 2008-2009) sono andate a buon fine procedure di gara per l’affidamento dei servizi e le attività di manutenzione esterna? Non dovremmo essere noi a dover rispondere a queste domande, ma in mancanza di interlocuzione, in attesa di smentita ben argomentata, a noi risulta ancora di no.

Altre criticità in questo opinabile sistema di gestione, che appare fuori controllo, risiedono proprio nella fase di definizione e approvazione dei preventivi di manutenzione.

Vediamo nel dettaglio cosa succede:

Il responsabile locale di manutenzione del deposito predispone l’ordine di manutenzione a sistema, rendendolo così visibile all’officina esterna. Sulla base di tale ordine l’officina predispone un preventivo che diviene visibile al responsabile locale di manutenzione, il quale, in completa autonomia, lo approva.

Questo comporta sempre la cosiddetta adozione del criterio di “discrezionalità”: le differenze tra gli ordini di manutenzione e i preventivi predisposti dalle officine esterne vengono di fatto approvate dalla stessa persona che emette l’ordine di manutenzione e non da un terza funzione (che per ipotesi dovrebbe essere la divisione di ingegneria DIVING e il Magazzino come era in procedura ). Ciò determina il rischio che il valore delle lavorazioni preventivate possano essere differenti dal valore equo delle manutenzioni necessarie. Nel predisporre il preventivo, il sistema informatico Cotral, teoricamente, obbliga l’officina ad utilizzare l’anagrafica dei materiali, delle prestazioni e dei tempi standard per l’esecuzione delle manutenzioni che di fatto sono già codificati in SAP e stabiliti sulla base di riferimenti interni a Cotral.

Il SAP non è altro che un sistema informatico automatico interno a Cotral creato appositamente per garantire trasparenza e per seguire dalla A alla Z tutta la procedura di affidamento della manutenzione.

Succede però frequentemente che nel SAP ci sono perlopiù le richieste di affidamento però poi, fato vuole, che spesso e volentieri si proceda manualmente.

E inoltre, le officine esterne hanno la possibilità di inserire nei preventivi prestazioni di tipo generico in cui, discrezionalmente, possono determinare tempi e tariffe orarie differenti da quelle standard e che non rientrano quindi nel protocollo stabilito da Cotral e quindi codificati nel sistema informatico SAP.

Poi che succede?

Il responsabile locale di manutenzione mezzi, alla riconsegna del veicolo riparato, compila a sistema il verbale d’ispezione finale (VIF), richiamando il numero dell’ordine di acquisto nel frattempo creato. Tale controllo viene eseguito perlopiù analizzando la documentazione dell’officina esterna (verbale di collaudo e scheda di lavorazione), senza effettuare, in diversi casi, una verifica fisica sul mezzo o prove funzionali.

A seguire, il verbale d’ispezione finale (VIF) diviene visibile al responsabile di manutenzione che procede al suo rilascio dopo aver verificato, manualmente, la coerenza rispetto all’ordine di acquisto. Il responsabile della divisione ingegneria/manutenzione rilascia il verbale d’ispezione finale, creando in questo modo l’entrata in servizio nel sistema informatico SAP e contestualmente la cosidetta entrata merce che costituisce il benestare al pagamento della prestazione.

Questa dinamica non consente una corretta e completa valutazione della lavorazione dell’officina esterna e, di conseguenza, la possibilità di verificare eventuali comportamenti delle officine non conformi agli ordinativi emessi.

Si capisce bene che in questo modo c’è un forte rischio di frode.

Dunque ci soffermiamo su questa modalità gestionale che di fatto produce un alto rischio di doppia fatturazione della stessa prestazione di manutenzione dovuto a una “prima registrazione manuale” della fattura senza riferimento all’ordine e, a distanza di tempo, all’invio di una nuova fattura contenente il riferimento all’ordine inserita a sistema. Può accadere quindi che l'Ente pubblico paghi, con soldi pubblici, due volte lo stesso servizio!

Questa procedura è stata ufficialmente analizzata nel periodo 1 gennaio 2011 / 28 maggio 2012, studiando proprio i costi di manutenzione registrati sul sistema SAP e considerando ben 51 fornitori.

Ebbene, occorre prestare molta attenzione a questo prossimo dato perché è emerso come su 22.531 fatture registrate ben 9.381 fatture presentavano importi ricorrenti, parliamo di quasi il 50 percento di fatture con stessi importi.

Inoltre, esiste la coesistenza di attività incompatibili in capo ad uno stesso utente. Sono state identificate 6.466 situazioni di incompatibilità distribuite tra 3.371 coppie di transazioni tra loro incompatibili. Ciò significa in soldoni che l’inserimento manuale non corrisponde a quanto effettivamente caricato sul sistema informatico.

Cosa produce nel concreto questo modo di operare?

La possibilità di modificare arbitrariamente le condizioni previste per la fornitura di materiali all'officina esterna in termini di prezzo di acquisto dell'articolo codificato a sistema. Le officine possono effettuare modifiche su preventivi già approvati. Presenza di fatture registrate manualmente. Ma sono in effetti registrate?

In assenza di ordine di acquisto creato a sistema e teoricamente emesse dal fornitore prima della creazione a sistema dell’ordine. Presenza di ordini di acquisto aperti per cui sono già state registrate fatture. Rischio di mancata chiusura di un ordine di acquisto e quindi di doppia fatturazione. Presenza di doppia fattura a causa ad esempio della registrazione manuale della fattura e della contemporanea presenza di entrata merci.

Alla luce di tutto quanto narrato è naturale che la nostra attenzione si sia soffermata su dei documenti che chiaramente dimostrano come chi è preposto a dare indirizzi politici subentri in realtà in decisioni gestionali di stretta competenza delle divisioni preposte all’interno di Cotral e indirizzi in merito a cifre molto alte. Cifre che addirittura non ritornano al gestore del contratto (DIVING – Divisione Ingegneria dell’azienda Cotral) e conseguentemente non ritenute attestabili al pagamento.

Sono stati leciti i nostri dubbi precedentemente sollevati nelle scorse puntate?

Noi pensiamo di sì perché si tratta di dubbi circa i limiti di discrezionalità messi alla prova dall’AD Vincenzo Surace e dal consigliere di amministrazione Giovanni Libanori nel firmare un verbale d’incontro il 22 dicembre 2011 che sostanzialmente avvalora un riconoscimento economico di circa 1 milione e 700 mila euro iva inclusa alla società Cometa srl che si occupa della pulizia in Cotral. Questa somma, addirittura emerge da conteggi presenti in una presunta perizia stilata dal dottor Salvidio, incaricato di redigere la stessa proprio dall’amministratore delegato Vincenzo Surace, della quale però non vi è traccia come allegato al verbale stesso.

Il dato eclatante è che questo riconoscimento economico viene messo in discussione, per quanto di competenza, dalla Divisione Ingegneria DIVING essendo, di fatto, il gestore del contratto con Cometa srl.

Ma la divisione ingegneria non solo non ha potuto verificare il contenuto della famosa perizia tecnica perché “non in possesso” e non allegata al famoso verbale firmato da Vincenzo Surace e Giovanni Libanori, ma addirittura nel parlare delle “effettive prestazioni rese” conferma che l’importo corrispondente che Cotral deve a Cometa Srl è di circa 535 mila euro iva inclusa anziché 1 milione e 700 mila euro iva inclusa e che per quanto riguarda altra fattura, di importo pari a 988 mila euro e rotti per la manodopera dal 1 marzo 2009 al 28 febbraio 2011, deve essere verificata.

Dunque, tutto in mano a pochi soggetti che fanno il brutto e il bel tempo? Sembrerebbe proprio di sì ma non è così che dovrebbe funzionare un’azienda pubblica che viene gestita con i soldi dei cittadini.

Nella prossima puntata altri particolari su come vengono gestiti i soldi pubblici.

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